SmartERP 的报销功能，不仅仅局限于管理费用的管控，还涉及到所有需要进行成本管控的领域，比如生产成本、主营业务成本等，也包括报销关联特定的客户和订单，准确核算客户和订单成本细节，准确分析客户价值，避免出现收入为大的粗放式结论。

在进行报销管理前，首先需要定义报销科目。进入 “财务” -> “报销科目” -> "添加"，可以批量报销科目：

• “会计科目” - 报销项目进行会计处理时，会进入的实际会计科目。多个“分组”可以共用同一个会计科目。
• “分组” - 报销子项目的分组名称，比如添加“办公费用”，可以包含“办公用品”，“水电费”等项目，叫法可以五花八门，专业的术语可以叫二级科目。为了避免用户选择的便利性，也考虑程序界面的合适操作，分组最好不要多于八个。如果不需要进行细节管理，比如会计科目选择“管理费用”，项目包括“办公费”、“差旅费”等，分组可以取名“管理费用”，分组和会计科目可以同名。
• 在下面的表格中添加报销项目，“最小值”、“最大值”定义每一笔报销的金额最小值和最大值；勾选“提供细节”，表示需要提供发票号。如果已经添加了报销记录，又需要停用该项目，需要勾选“标记删除”。

在连锁管理下，如果总公司已经定义了完善的报销科目，点击“同步母公司配置”，子公司可以直接拷贝总公司设置。简单快速配置报销科目。

添加好报销科目后，每一笔报销的责任人，自行登录系统（不建议由专人统一登记，应该秉承谁登记谁负责的原则进行管理），进入 “个人” -> “费用报销” -> “登记报销”，每一笔报销，都有一个目标对象，选择“客户”表示跟客户和订单相关的报销；选择“供应商”表示跟供应商和采购相关的报销；选择“公司”表示公司相关的费用。同时只能选择一个对象，以示区分和将来统计。“作者”默认为当前用户，如果是代行登记，请选择责任人用户。选择“采购”，可以归纳多笔报销到一笔采购下，用于统计公司一个跨部门、跨领域的项目成本。如果公司实施了位置考勤，来往公司、客户和供应商需要进行位置签到，来到客户办公地点，记录一次办公地点GPS数据后，以后每次来时签到，离开时签出，则可以准确了解这一部分差旅费的客户和供应商依据，可以通过“行程费用”进行快捷登记。

在右侧点击“添加”，会按照定义报销科目时定义显示多个分组（过多的分组会导致界面很难操作，所以建议少于8个），可以勾选多个项目"提交"返回。返回后修改“备注”，设置“发生日期”和金额，公司可以要求对大额金额报销提供“发票号”，如果需要细化到特定的订单和采购，在“订单项目”，“采购项目”下选择当前正在执行的项目。公司在审核费用时，应该严格检查匹配。而且，从项目实施经验来分析，费用报销应该设定一个最后期限，在实际费用发生后，除不可抗力，应该在3个工作内把数据添加汇报给公司。

概况报销流程，就是发生报销事项后，责任人尽快登录系统（也可以通过手机移动版本操作）提交发票费用细节，首先部门经理授权（可同时进行），部门授权后，提交发票给财务部门，财务部门审核发票后授权，交公司领导授权，公司领导授权后，在系统操作付款，支付对等金额完成报销。